FAQ

Como é feito o acesso ao ambiente de treinamento e produção?

Para o ambiente de produção, o acesso é realizado via login SIAPE ou integração GOV.BR. Em produção, utilizam-se as credenciais oficiais.

No ambiente de treinamento, o usuário utiliza sua matrícula e a senha padrão 12345. 

O acesso aos setores é automático ao mudar de lotação no SIAPE?

Não totalmente. Embora o  Web Service  atualize sua lotação diariamente. 

Estar lotado em uma unidade não concede automaticamente o direito de assinar ou tramitar processos.

Nota do Especialista:  Estar no setor correto via SIAPE é apenas o primeiro passo. Você  precisa  que o Chefe do Setor conceda manualmente a permissão de "Operação" dentro do SUAP para que você possa efetivamente trabalhar nos processos da unidade.

Quem é o responsável por conceder permissão para criar e tramitar processos em um setor?

O Chefe do Setor é a autoridade máxima de gestão no módulo. Ele é responsável por adicionar servidores e definir quem pode ler, adicionar ou operar documentos e processos.

O que é a funcionalidade "Poder de Chefe"?

É uma ferramenta de  delegação técnica . O gestor pode atribuir essa função a um servidor de confiança para que este gerencie as permissões dos demais colegas, reduzindo a carga administrativa sobre a chefia imediata e garantindo agilidade ao setor. 

O que é um Documento em Rascunho?

É uma fase "volátil" e não oficial. Funciona de forma análoga ao Google Docs, permitindo edição simultânea por membros do setor. Enquanto estiver em rascunho, o documento  não possui NUP  (Número Único de Protocolo) e pode ser excluído sem deixar rastros de auditoria.

Qual a diferença entre Documento Público e Restrito?

A definição ocorre na criação. Documentos públicos são a regra; documentos restritos são a exceção e exigem a seleção de uma  hipótese legal  para fundamentar o sigilo, limitando a visualização a interessados e servidores autorizados.

Como fazer uma edição de Despacho?

O despacho pode ser criado como um documento avulso no módulo de "Documentos" para posterior inserção em um processo, ou gerado diretamente no ato da tramitação (ver "Dicas").

O que é a assinatura eletrônica no SUAP?

A assinatura eletrônica é o ato que oficializa o documento e encerra sua fase de edição. A Assinatura Balizadora é a assinatura principal que  gera o identificador definitivo (NUP)  e trava o conteúdo. Geralmente é a assinatura da autoridade máxima ou do emissor do documento.

É possível definir a ordem de assinaturas em um documento?

Sim. O SUAP permite configurar se os servidores assinam em sequência (Ex: Ordem 1, depois 2, depois 3) ou simultaneamente (todos marcados como Ordem 1 recebem o alerta ao mesmo tempo).

É possível assinar em Lote?

O sistema permite selecionar e assinar múltiplos documentos de uma só vez, com um limite técnico de até  50 documentos por lote.

É possível editar um documento após ser assinado?

Após a primeira assinatura (de qualquer pessoa), o documento é bloqueado para edição. Caso haja erro, é necessário cancelar a solicitação ou o próprio documento e cloná-lo para correções.

O que é a Caixa de Processo do SUAP?

A  Caixa de Processos  funciona como a mesa de trabalho do servidor, organizada por abas situacionais:

• A Receber:  Funciona como a "caixa de entrada" física. O setor  não detém responsabilidade legal  sobre o processo enquanto ele estiver nesta aba. A guarda do processo só é formalizada quando o servidor clica em "Receber".

• A Encaminhar:  Contém processos já aceitos que estão sob a responsabilidade e trabalho da unidade.

• A Receber pelo Setor de Destino:  Processos enviados pelo seu setor que ainda aguardam o aceite da unidade de destino.

• Distribuição Interna:  Ferramenta de organização que atribui um processo a um servidor específico.

• Insight do Analista:  Esta atribuição é organizativa e  não bloqueia  a operação por outros servidores do setor caso o responsável esteja ausente.

Rótulos:  Permite a criação de "pastas virtuais" coloridas e temáticas (Ex: "Urgente", "Pagamentos", "Auditoria") para facilitar a triagem visual. 

É possível inserir documentos externos (PDF)?

Sim, ao subir um PDF, o servidor deve realizar a "conferência" (cópia simples, original, etc.). A assinatura digital do servidor no ato do upload funciona como uma  autenticação digital  daquele arquivo para o processo.

É possível solicitar Juntada de Documentos?

Sim. Esta funcionalidade permite que um terceiro ou interessado anexe documentos a um processo que  permanece no seu setor .

• Vantagem de Produtividade:  O processo não sai da sua aba "A Encaminhar", eliminando o retrabalho de tramitar de ida e volta apenas para coletar um anexo faltante.

Qual a diferença entre Apensar e Anexar um Processo?

• O Apensamento é Temporário/Reversível (Os processos devem ser  desapensados  antes da finalização de cada um). 

• A Anexação | Permanente/Irreversível. O processo acessório é "fundido" ao principal, perdendo sua autonomia de tramitação para sempre.

O que são Processos Relacionados?

Neste caso se cria apenas um link de referência entre processos correlatos, sem fundir as pastas ou as identidades documentais.

• Encaminhar com Despacho (Ação 3-em-1):  Permite redigir o despacho, assinar eletronicamente e tramitar para o próximo setor em um único passo. É o maior ganho de agilidade no dia a dia.

• Solicitar Assinatura com Anexação:  Ao criar um documento (como um relatório), você já indica a qual processo ele deve ser vinculado. Assim que a autoridade assinar, o SUAP faz o trabalho "volumétrico" de anexá-lo automaticamente ao processo correto, evitando que você precise fazer isso manualmente depois.