FAQ

Como é feito o acesso ao ambiente de treinamento e produção?

Para o ambiente de produção, o acesso é realizado via login SIAPE ou integração GOV.BR. Em produção, utilizam-se as credenciais oficiais.

No ambiente de treinamento, o usuário utiliza sua matrícula e a senha padrão 12345. 

O acesso aos setores é automático ao mudar de lotação no SIAPE?

Não totalmente. Embora o  Web Service  atualize sua lotação diariamente. 

Estar lotado em uma unidade não concede automaticamente o direito de assinar ou tramitar processos.

Nota do Especialista:  Estar no setor correto via SIAPE é apenas o primeiro passo. Você  precisa  que o Chefe do Setor conceda manualmente a permissão de "Operação" dentro do SUAP para que você possa efetivamente trabalhar nos processos da unidade.

Quem é o responsável por conceder permissão para criar e tramitar processos em um setor?

O Chefe do Setor é a autoridade máxima de gestão no módulo. Ele é responsável por adicionar servidores e definir quem pode ler, adicionar ou operar documentos e processos.

O que é a funcionalidade "Poder de Chefe"?

É uma ferramenta de  delegação técnica . O gestor pode atribuir essa função a um servidor de confiança para que este gerencie as permissões dos demais colegas, reduzindo a carga administrativa sobre a chefia imediata e garantindo agilidade ao setor. 

Como faço para ter permissão de criar documentos pelo meu setor?

A permissão deve ser concedida diretamente pelo seu chefe imediato (ou pelo chefe do setor superior) através da tela de permissões do SUAP. Não é necessário solicitar à TI.

O que é um Documento em Rascunho?

É uma fase "volátil" e não oficial. Funciona de forma análoga ao Google Docs, permitindo edição simultânea por membros do setor. Enquanto estiver em rascunho, o documento  não possui NUP  (Número Único de Protocolo) e pode ser excluído sem deixar rastros de auditoria.

Qual a diferença entre Documento Público e Restrito?

A definição ocorre na criação. Documentos públicos são a regra; documentos restritos são a exceção e exigem a seleção de uma  hipótese legal  para fundamentar o sigilo, limitando a visualização a interessados e servidores autorizados.

Como fazer uma edição de Despacho?

O despacho pode ser criado como um documento avulso no módulo de "Documentos" para posterior inserção em um processo, ou gerado diretamente no ato da tramitação (ver "Dicas").

O que é um "Documento Pessoal" no SUAP?

É um documento emitido pelo CPF do servidor e não pelo setor. É comumente utilizado para relatórios de viagem, onde o servidor é o interessado direto, dispensando a necessidade de permissão administrativa para criá-lo.

O que é a assinatura eletrônica no SUAP?

A assinatura eletrônica é o ato que oficializa o documento e encerra sua fase de edição. A Assinatura Balizadora é a assinatura principal que  gera o identificador definitivo (NUP)  e trava o conteúdo. Geralmente é a assinatura da autoridade máxima ou do emissor do documento.

É possível definir a ordem de assinaturas em um documento?

Sim. O SUAP permite configurar se os servidores assinam em sequência (Ex: Ordem 1, depois 2, depois 3) ou simultaneamente (todos marcados como Ordem 1 recebem o alerta ao mesmo tempo).

É possível assinar em Lote?

O sistema permite selecionar e assinar múltiplos documentos de uma só vez, com um limite técnico de até  50 documentos por lote.

É possível editar um documento após ser assinado?

Após a primeira assinatura (de qualquer pessoa), o documento é bloqueado para edição. Caso haja erro, é necessário cancelar a solicitação ou o próprio documento e cloná-lo para correções.

Posso cancelar um documento enviado para assinatura por engano?

Sim, desde que a pessoa ainda não tenha assinado. Você pode remover a solicitação de assinatura e retornar o documento para o status de "Rascunho" para editá-lo

O que é a Caixa de Processo do SUAP?

A  Caixa de Processos  funciona como a mesa de trabalho do servidor, organizada por abas situacionais:

• A Receber:  Funciona como a "caixa de entrada" física. O setor  não detém responsabilidade legal  sobre o processo enquanto ele estiver nesta aba. A guarda do processo só é formalizada quando o servidor clica em "Receber".

• A Encaminhar:  Contém processos já aceitos que estão sob a responsabilidade e trabalho da unidade.

• A Receber pelo Setor de Destino:  Processos enviados pelo seu setor que ainda aguardam o aceite da unidade de destino.

• Distribuição Interna:  Ferramenta de organização que atribui um processo a um servidor específico.

• Insight do Analista:  Esta atribuição é organizativa e  não bloqueia  a operação por outros servidores do setor caso o responsável esteja ausente.

Rótulos:  Permite a criação de "pastas virtuais" coloridas e temáticas (Ex: "Urgente", "Pagamentos", "Auditoria") para facilitar a triagem visual. 

O que é o "Solicitar Ciência" em um processo?

É uma funcionalidade que notifica um interessado para que ele tome conhecimento formal de um processo. Em alguns casos, o servidor só consegue visualizar o conteúdo completo após clicar em "Declarar Ciência".

É possível inserir documentos externos (PDF)?

Sim, ao subir um PDF, o servidor deve realizar a "conferência" (cópia simples, original, etc.). A assinatura digital do servidor no ato do upload funciona como uma  autenticação digital  daquele arquivo para o processo.

É possível solicitar Juntada de Documentos?

Sim. Esta funcionalidade permite que um terceiro ou interessado anexe documentos a um processo que  permanece no seu setor .

• Vantagem de Produtividade:  O processo não sai da sua aba "A Encaminhar", eliminando o retrabalho de tramitar de ida e volta apenas para coletar um anexo faltante.

Qual a diferença entre Apensar e Anexar um Processo?

• O Apensamento é Temporário/Reversível (Os processos devem ser  desapensados  antes da finalização de cada um). 

• A Anexação | Permanente/Irreversível. O processo acessório é "fundido" ao principal, perdendo sua autonomia de tramitação para sempre.

O que são Processos Relacionados?

Neste caso se cria apenas um link de referência entre processos correlatos, sem fundir as pastas ou as identidades documentais.

Como organizo os processos no meu setor se não há pastas?

O SUAP utiliza o sistema de Rótulos (etiquetas coloridas). Cada setor pode criar seus próprios rótulos para categorizar processos conforme sua necessidade interna (ex: "Urgente", "Aguardando Parecer")

É possível tramitar processos em lote (vários de uma vez)?

Sim, o sistema possui uma configuração que permite habilitar o recebimento e o encaminhamento de processos em lote na caixa de processos.

• Encaminhar com Despacho (Ação 3-em-1):  Permite redigir o despacho, assinar eletronicamente e tramitar para o próximo setor em um único passo. É o maior ganho de agilidade no dia a dia.

• Solicitar Assinatura com Anexação:  Ao criar um documento (como um relatório), você já indica a qual processo ele deve ser vinculado. Assim que a autoridade assinar, o SUAP faz o trabalho "volumétrico" de anexá-lo automaticamente ao processo correto, evitando que você precise fazer isso manualmente depois.

• Tamanho de Arquivos: Para uploads de documentos externos (PDF), o limite é geralmente de até 10MB. Recomenda-se conferir o limite específico do seu setor para evitar erros de upload.

• Conferência de Metadados: Verifique o tipo de documento e o assunto antes da Assinatura Principal. Erros após a geração do NUP exigem o cancelamento do documento (inutilização do número) e a criação de um novo.

• Uso de Requerimentos: Servidores que não possuem perfil para criar processos diretamente (conforme permissão da chefia) devem utilizar a função "Requerimentos", que padroniza e simplifica a abertura de demandas no Ifal.